En début, au cours ou en fin de bail de location, le propriétaire doit fournir à son locataire un certain nombre de documents légaux. Pour démêler le vrai du faux, revenons sur les obligations administratives qui incombent au bailleur.
Le contrat de location signé
Première étape incontournable, la signature du contrat de bail. Le bailleur doit remettre au locataire un exemplaire du contrat, signé par les deux parties.
Ce contrat précise notamment la durée de la location, le montant du loyer, les charges récupérables et les conditions de résiliation.
Le type de contrat dépendra du type de logement :
- Bail de location nue (loi de 1989)
- Bail de location meublée
- Bail mobilité pour certaines situations temporaires
Le dossier de diagnostic technique (DDT)
Le dossier de diagnostic technique (DDT) doit être remis au locataire au moment de la signature du bail, avant l'entrée dans les lieux.
Il doit obligatoirement être annexé au contrat de location pour être valable et contenir :
- Le diagnostic de performance énergétique (DPE)
- Le constat de risque d’exposition au plomb (CREP)
- L’état d’amiante
- Le diagnostic électrique ou gaz
- L’état des risques et pollutions (ERP)
💡 Attention : ces documents doivent être à jour à la date de signature du bail. Sinon, le bailleur s'expose à des sanctions, notamment l'annulation d'une augmentation de loyer ou des recours du locataire.
L’état des lieux d’entrée
Avant la remise des clés, le bailleur et le locataire doivent établir ensemble un état des lieux d’entrée.
Ce document décrit l’état précis du logement pièce par pièce. Il sert de référence pour comparer l’état du logement au moment du départ du locataire.
Attention, si l’état des lieux n’est pas réalisé avant l’entrée, la présomption d’état parfait au départ est en faveur du locataire.
La notice d’information sur les droits et obligations
Depuis la loi Alur, une notice d'information standardisée doit être jointe au bail.
Elle rappelle les principales dispositions légales concernant :
- Les droits et obligations respectifs du bailleur et du locataire
- Les règles sur la durée du bail
- Les modalités de révision du loyer
- Les obligations d’entretien du logement
- Les procédures de restitution du dépôt de garantie
- Les voies de recours en cas de litige
L'obligation de remise d'une notice d'information est prévue par la loi Alur du 24 mars 2014 (loi pour l'accès au logement et un urbanisme rénové) et est codifiée dans l’article 3 de la loi du 6 juillet 1989.
Le modèle de la notice est fixé par arrêté ministériel. Il s'agit donc d'un document officiel qui peut être indexé au bail. Le bailleur doit utiliser la version en vigueur à la date de signature du bail.
La copie du règlement de copropriété
Lorsque le bien est situé dans un immeuble en copropriété, le bailleur doit fournir à son locataire les extraits du règlement de copropriété relatifs à l'usage des parties privatives et communes.
Ce document permettra au locataire de connaître les règles de vie collective, comme les horaires de tranquillité ou l’usage de certaines installations.
La grille de vétusté (facultative)
La grille de vétusté, si elle est prévue, doit être annexée au contrat de location.
Elle n'est pas obligatoire, mais fixe les critères d’usure normale du logement et facilite l’évaluation d'éventuelles dégradations locatives lors de l’état des lieux de sortie.
En réalité, l'absence de grille rend plus difficile la retenue sur dépôt de garantie en cas de dégradations.
💡A lire aussi : Dégradations locatives : le bailleur peut-il être responsable ?
L’acte de cautionnement
Si un garant s'engage à payer en cas de défaillance du locataire, un acte de cautionnement doit être établi. Ce document précise les obligations du garant, le montant maximum de la caution, et la durée de l'engagement.
Le bailleur doit remettre un exemplaire de cet acte au locataire et au garant.
✅ Pour aller plus loin : Comment se protéger des impayés de loyer ?
Les quittances de loyer, obligatoires à la demande du locataire
La quittance de loyer atteste que le locataire a bien payé son loyer et ses charges pour une période donnée. À ne pas confondre avec l’avis d’échéance, qui est préventif et informe le locataire du montant qu’il devra payer le mois suivant.
Notez qu’en tant que bailleur, vous n’êtes pas obligé d'envoyer une quittance de loyer tous les mois à votre locataire.
Cependant, vous devez la lui remettre gratuitement s’il en fait la demande, conformément à l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989.
Par ailleurs, l’envoi d’un avis d’échéance n’est pas obligatoire en soi. Il s'agit d'une simple facilité offerte au locataire pour lui rappeler qu’il doit régler son loyer à une date précise.
Néanmoins, si vous souhaitez recevoir le règlement de votre loyer en temps et en heure, il est fortement recommandé.
Les justificatifs de charges
Lorsque le loyer prévoit une provision pour charges, le bailleur doit respecter deux temps forts :
👉 D’abord, lors du premier appel de charges (au début de la location ou après une régularisation), le bailleur doit fournir au locataire :
- Les résultats de la précédente régularisation des charges
- Le budget prévisionnel de la copropriété
👉 Puis, un mois avant la régularisation annuelle des charges, le bailleur doit transmettre :
- Un décompte précis des charges récupérables poste par poste (eau, électricité, chauffage, ascenseur, etc.)
- Un document détaillant la répartition des charges entre les différents locataires
- Une information sur les modalités de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs.
De plus, pendant les six mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à disposition du locataire tous les justificatifs (factures, contrats d’entretien, relevés de charges).
Les cas particuliers
En cas de renouvellement du bail
Lors du renouvellement, aucun nouveau document n’est exigé, sauf si une modification intervient (augmentation du loyer par exemple). Le bailleur doit alors notifier cette modification par courrier.
En fin de bail
- Si la résiliation vient du locataire, il suffit de remettre une dernière quittance de loyer sur demande et de restituer le dépôt de garantie.
- Si la rupture est à l'initiative du bailleur (vente du logement, reprise pour habitation, motif sérieux et légitime), vous devez envoyer une lettre de congé respectant des délais stricts, accompagnée d'une notice d’information sur les droits du locataire.
En cas de congé pour vendre ou habiter
Le bailleur qui donne son congé pour vendre ou pour habiter le logement doit joindre la notice d'information officielle.
